Configuración

Configurar Turnos.Tech

Esta sección explica cada área de configuración. El orden recomendado es: General → Centros → Prácticas → Seguros y Coberturas → Agendas → Feriados. Después ajustás Acciones de usuario según cómo querés que se comuniquen con pacientes/clientes.

General

En Configuración > Generales definís la identidad del sitio y el comportamiento de las páginas públicas. Tomate el tiempo de revisar cada campo, porque muchos afectan lo que ven los pacientes/clientes.

Datos del sitio

• Nombre del sitio: aparece en el título del navegador, en los emails y en la cabecera del buscador público de agendas.
• Email del sitio: dirección que se usa como remitente de las notificaciones del sistema. Si es incorrecta o no está verificada, los emails pueden ir a spam.

Tipo de negocio

Es una de las decisiones más importantes. Podés cambiarla después, pero altera datos existentes y la experiencia:

• Medicina y Salud: activa pacientes, consultas, prácticas, obras sociales, planes, coberturas e historia clínica básica.
• Servicios: activa clientes, turnos, servicios, y oculta funciones médicas.

Al cambiar el tipo de negocio, la plataforma ajusta automáticamente la terminología y menúes, pero no borra datos. Si pasás de Medicina a Servicios, la historia clínica simplemente no se muestra hasta que vuelvas a Medicina.

Tema de la página pública

Aplica al buscador de agendas y a la página de reserva pública (/book/...). Opciones:

• Claro / Oscuro: fijos.
• Preferencias del sistema: se adapta al modo del dispositivo del usuario.
• Gradientes (azul, turquesa, gris, violeta, rosa, esmeralda, azul+verde): fondos de marca. Algunos gradientes oscuros cambian el texto a blanco.

Logo y texto del buscador público

• Logo: imagen que se muestra en el buscador general de agendas. Idealmente con fondo transparente.
• Texto del buscador: un párrafo corto que explica cómo reservar. Por ejemplo: "Elegí el servicio, el profesional y el horario que más te convenga".

Opciones de reserva pública

Estas opciones controlan qué le pedimos al paciente/cliente al reservar y qué ve después.

• Pedir documento / identificación: agrega un campo obligatorio. Útil para identificar pacientes en recepción o para el kiosk.
• Pedir fecha de nacimiento: obligatorio si está activado. Se guarda en la ficha y se usa para calcular edad en historia clínica.
• Ocultar enlaces de ingreso y creación de cuenta: hace que la página pública solo sirva para reservar, sin mostrar login.
• Sugerir horarios consecutivos (compactar agenda): la página pública prioriza horarios que reducen huecos. El usuario siempre puede elegir "Ver todos los horarios".
• Ocultar filtro de servicios: útil si tenés una sola práctica o si querés que el buscador solo muestre agendas.

Acciones de usuario

En Configuración > Acciones de usuario definís qué puede hacer el paciente/cliente desde el email de confirmación y cómo se envían recordatorios.

Email al agendar

Si activás "Enviar email al agendar turno", cada vez que se cree una reserva (pública o interna) el sistema enviará un email con los datos del turno. Si lo desactivás, no se envía ningún email en el momento de la reserva, pero los recordatorios automáticos pueden seguir funcionando si están activos.

Acciones desde el email

Cada acción usa un link firmado y seguro. El paciente/cliente no necesita iniciar sesión.

• Confirmar turno: permite avisar que va a asistir. Eso actualiza el estado y ayuda a saber quién realmente viene.
• Cancelar turno: permite dar de baja la reserva. Es irreversible; el turno pasa a estado Cancelado.
• Reprogramar turno: permite elegir otro día y horario dentro de la misma agenda y práctica.

Horas de anticipación mínima: si falta menos tiempo del indicado para el turno, el paciente no puede cancelar ni reprogramar por su cuenta y debe contactar al centro. Usalo para evitar cancelaciones de último momento.

Recordatorios automáticos

• Email aproximadamente 48 horas antes: se envía a turnos no confirmados. Si el paciente ya confirmó, no se envía.
• Email aproximadamente 24 horas antes: se envía a todos los turnos del día siguiente, confirmados o no.
• WhatsApp Cloud API: si tu instancia tiene configurado un número de WhatsApp Business y créditos, envía un recordatorio por WhatsApp aproximadamente 20 horas antes. Consume créditos por mensaje enviado.
• Recarga automática de créditos: si está activada, cuando los créditos bajan de un límite configurado se agrega automáticamente una cantidad fija.

WhatsApp Helper

El WhatsApp Helper agrega un botón verde en cada turno del panel. Sirve para que el equipo administrativo envíe recordatorios o pida confirmaciones manualmente usando WhatsApp Web. Requiere que:

• La opción esté habilitada en Configuración > Acciones de usuario.
• El paciente/cliente tenga un teléfono cargado.
• Falte más de una hora para el turno (evita mensajes inútiles de último momento).

Podés personalizar la plantilla del mensaje con comodines:

• {nombre}: nombre completo del paciente/cliente.
• {dia}: día del turno.
• {hora}: hora del turno.
• {practica}: práctica o servicio.
• {profesional}: nombre del profesional.
• {negocio}: nombre del negocio.
• {direccion}: dirección del centro.
• {confirmar}, {cancelar}, {reprogramar}: links firmados para cada acción.
• {ubicacion}: link de Google Maps generado desde la dirección o el link del centro.

Para poner texto en negrita en WhatsApp, rodealo con asteriscos: *{negocio}*.

Centros

Un centro es una ubicación física donde se atiende. En Configuración > Centros podés crear, editar y eliminar centros.

Campos de un centro

• Nombre: identifica al centro dentro del sistema y en los emails.
• Dirección: se usa para generar el link a Google Maps en la página pública y en los emails.
• Teléfono: aparece en la ficha del centro.
• Email: contacto del centro.

Cómo se usan

Cada agenda pertenece a un centro. Si tenés varios, el paciente/cliente puede filtrar por ubicación en el buscador público. También podés filtrar por centro en el dashboard, el explorador y las estadísticas.

Borrar un centro: solo se puede eliminar si no tiene agendas asociadas. Si tenés agendas, primero mové las agendas a otro centro o borralas.

Personal

En Configuración > Staff / Personal administrás los usuarios del sistema y sus roles. La separación de roles evita que alguien toque configuraciones sensibles o vea datos que no le corresponden.

Roles disponibles

• Admin: acceso total. Puede crear usuarios, modificar la suscripción, configurar todo y ver todas las agendas.
• Secretaría: gestiona turnos, pacientes, recepción, llamador y estadísticas básicas. No puede modificar la suscripción ni crear admins.
• Dueño de agenda: profesional o responsable de una o más agendas. Puede ver y gestionar sus turnos, marcar estados y, si corresponde, acceder a la historia clínica de sus pacientes.

Permisos adicionales del dueño de agenda

Dependiendo de la configuración, un dueño de agenda puede tener limitado el poder:

• Pasar un turno a sala de espera.
• Cancelar turnos.
• Reprogramar turnos.

Si un profesional no debe gestionar la recepción, dejale solo lectura de sus propios turnos.

Historia clínica y dueños de agenda

En modo médico, un usuario con rol Dueño de agenda puede acceder a la historia clínica de sus pacientes. Si un usuario administrativo no necesita ver historias, podés marcarlo como "excluir de historia clínica".

Crear y editar personal

Al crear un usuario, le asignás nombre, email, contraseña temporal y rol. El usuario puede cambiar su contraseña después. También podés subir una foto de perfil; se muestra en la página de reserva pública y en el panel.

Prácticas

En Configuración > Prácticas definís cada servicio o tipo de atención que ofrecés. Una práctica puede asociarse a varias agendas.

Campos principales

• Título: nombre visible para el paciente/cliente (ej. "Consulta general", "Corte", "Color").
• Duración: tiempo estimado que ocupa el turno. Si la duración de la práctica es mayor a la duración base de la agenda, el sistema ajusta el slot.
• Intervalo de seguimiento: cada cuánto tiempo sugerir volver a invitar al paciente. Se usa para los recordatorios de prácticas. Por ejemplo: 180 días para un control anual.
• Indicaciones previas: instrucciones que el paciente ve antes o después de reservar (ej. "Ayuno de 12 horas").

Cómo se relacionan con las agendas

Una agenda puede ofrecer una o varias prácticas. La página pública muestra las prácticas disponibles para la agenda elegida. Si una agenda tiene una sola práctica, el sistema la selecciona automáticamente y salta ese paso.

Seguros y Coberturas

Disponible solo en modo Medicina y Salud. Acá cargás obras sociales, prepagas y sus planes, y luego definís qué agendas aceptan cada una.

Pasos para configurar una cobertura

1. Creá el seguro u obra social (ej. "OSDE", "Swiss Medical").
2. Agregá los planes dentro de cada seguro (ej. "210", "Plan 500").
3. Desde cada agenda, en la sección Coberturas, marcá qué seguros o planes acepta el profesional.

Asignación de coberturas a una agenda

• Si marcás el checkbox del seguro completo, se entiende que aceptás todos sus planes.
• Si querés limitar los planes, desmarcá el seguro completo y seleccioná planes específicos.
• El paciente ve filtradas las agendas que no acepten su cobertura.

Cobertura en la ficha del paciente

En la ficha del paciente podés asignarle un plan. Esa información se usa al filtrar agendas compatibles en la reserva interna y se muestra en el listado de pacientes.

Agendas

Una agenda es el calendario de atención de un profesional o servicio. Es la pieza central de la plataforma: sin una agenda no hay turnos.

Datos básicos de una agenda

• Título: nombre visible en el panel, en la reserva pública y en los emails.
• Consultorio / Sala: texto que aparece en el llamador cuando se llama a un paciente. Ej. "Consultorio 3".
• Centro: ubicación donde atiende la agenda.
• Responsable (dueño de agenda): usuario que aparece como profesional a cargo.
• Anticipación mínima (horas): evita que se reserve por la página pública si falta menos tiempo. Por ejemplo, 6 horas impide reservar para hoy a la tarde si ya es mediodía.
• Ocultar en página pública: la agenda no aparece en el buscador, pero seguí pudiendo crear turnos internamente.
• Notificar al responsable: envía un email al dueño cada vez que se agrega un turno.
• Enviar a recepción desde el kiosk: si está activado, cuando un paciente se anuncia en el kiosk pasa primero a una cola de recepción antes de ir a sala de espera. Útil si la secretaría valida documentos.
• Modalidad de atención: Presencial (por defecto) o Consulta virtual si la agenda atiende por videollamada. Ver Consultas virtuales.

Consultas virtuales

Si la agenda atiende por videollamada en lugar de un consultorio, elegí Modalidad de atención > Consulta virtual al crearla o editarla. Aparecen campos adicionales:

• Servicio de videollamada: Google Meet, Zoom, Jitsi, WhatsApp u otro. Se muestra al paciente para que sepa por dónde va a ser la llamada.
• Link de la videollamada: el enlace a tu sala:
  • Zoom: pegá el link de tu sala de reunión personal. Lo encontrás en Zoom > Reuniones > Sala de reuniones personal (PMI) > copiá el enlace de invitación.
  • Google Meet: creá una sala en meet.google.com o desde un evento de Google Calendar y pegá el link. Se reutiliza para todos los turnos.
  • Jitsi: podés dejar el campo vacío y el sistema genera una sala automáticamente al guardar.
  • WhatsApp: no hace falta link; alcanza con el instructivo ("te llamamos a tu número de WhatsApp en el horario del turno").
• Instrucciones para la llamada / preparativos: texto libre que se precarga según el servicio elegido pero podés editar a gusto.

Qué ve el paciente: el email de turno registrado y el recordatorio muestran "Consulta virtual por {servicio}" con el link de la videollamada y las instrucciones, en lugar de la dirección del centro. La página pública de reserva y la de confirmación también indican la modalidad. En los mensajes del WhatsApp Helper, el comodín {direccion} muestra la modalidad virtual y {ubicacion} el link de la videollamada; además existe el comodín {instrucciones_virtual}.

No confundir con la fila virtual: la fila virtual del kiosk organiza la espera de la atención presencial; la consulta virtual reemplaza la atención presencial por una videollamada y el paciente no necesita acercarse al centro ni anunciarse en el kiosk.

Tipos de agenda

Hay dos formas de definir cuándo una agenda está disponible:

Recurrente (semanal)

La más común. Elegís días de la semana y franjas horarias. Podés agregar varios rangos por día (por ejemplo, lunes de 9 a 13 y de 16 a 20). Los feriados configurados hacen que esos días no estén disponibles, salvo que actives Ignorar feriados.

Por fechas específicas

Para eventos puntuales, guardias o días irregulares. Agregás fechas concretas con inicio y fin. Podés marcar Ignorar feriados para atender aunque sea día no laborable.

Duración del slot

Define cada cuántos minutos se muestran los horarios disponibles. Ejemplos:

• Slot de 15 minutos: turnos cada 15 minutos.
• Slot de 30 minutos: turnos cada media hora.

Si una práctica dura más que el slot, el sistema reserva el tiempo necesario y bloquea los slots siguientes.

Prácticas asociadas

Vinculá a la agenda los servicios que se pueden reservar allí. Si al crear la agenda existe una sola práctica en el sistema, se asigna automáticamente.

Coberturas en la agenda

En modo médico, desde la sección Coberturas de cada agenda marcá qué obras sociales/planes acepta el profesional. La página pública filtra correctamente las agendas que no acepten la cobertura del paciente.

Bloqueos

Los bloqueos permiten cerrar un rango horario puntual sin modificar la agenda base. Son útiles para reuniones, estudios, ausencias o huecos reservados manualmente.

• Inicio y fin: rango exacto que queda bloqueado.
• Descripción: opcional, para recordar el motivo (ej. "Reunión de equipo").
• Vista: podés ver bloqueos futuros y pasados, y editar o eliminar los futuros.

Un bloqueo no borra turnos ya reservados; solo evita que se reserven nuevos turnos en ese rango.

Link público

Cada agenda tiene un link de reserva del tipo /book/123. Podés compartirlo directamente por redes o WhatsApp. También existe un buscador general que muestra todas las agendas públicas.

Feriados

En Configuración > Feriados cargás los días no laborables que aplican a todas las agendas recurrentes.

Tipos de feriados

• Feriados puntuales: un día específico, como el cierre por vacaciones del centro.
• Feriados recurrentes: se repiten todos los años el mismo día y mes. Ideales para feriados nacionales.

Campos

• Fecha: día no laborable.
• Nombre: identifica al feriado en el calendario.
• Descripción: opcional, para detalles internos.
• Recurrente anualmente: se repite automáticamente todos los años.

Efecto en las agendas

Los feriados afectan a las agendas recurrentes: ese día no muestra horarios disponibles. Las agendas por fechas específicas con Ignorar feriados activado siguen disponibles.

Si un día quedó libre porque cayó en un feriado pero el profesional decidió atender, no modifiques el feriado global. Usá un bloqueo inverso o, mejor, usá una agenda por fechas específicas con Ignorar feriados.

Problemas comunes en la configuración

• No aparece la agenda pública: revisá que no tenga activado "Ocultar en página pública" y que la suscripción no esté vencida.
• Los turnos se crean con duración incorrecta: verificá la duración del slot de la agenda y la duración de la práctica.
• El paciente no ve su obra social: asegurate de que la cobertura esté asignada a la agenda y que no haya un filtro de centro ocultando la agenda.
• El profesional no recibe notificaciones: activá "Notificar al responsable" en la agenda y verificá que el email del dueño sea correcto.
• Un día aparece libre pero debería estar cerrado: revisá feriados, bloqueos y la opción "Ignorar feriados".