Uso diario

Guías para el equipo operativo: cómo gestionar turnos, pacientes/clientes, recordatorios, estadísticas y la experiencia en el lugar de atención.

Reservas públicas

El paciente/cliente no necesita crear una cuenta. Con el link de reserva del centro o de una agenda específica, elige el servicio, el día y el horario.

Paso a paso para reservar

Abrí el link desde celular o computadora.
Elegí el servicio o práctica. En modo médico podés filtrar por cobertura u obra social.
Seleccioná el centro si hay varios.
Elegí el día dentro de los que tienen horarios disponibles.
Elegí el horario que mejor te quede. Si el centro activó "compactar agenda", podés pasar a "Ver todos los horarios".
Completá tus datos: nombre, apellido, email y teléfono. El centro puede pedir documento y fecha de nacimiento.
Confirmá la reserva. Si el centro lo tiene activado, recibirás un email con los detalles.

Confirmar, cancelar o reprogramar

El email de confirmación incluye links firmados y seguros para:

Confirmar: avisás que vas a asistir. El turno pasa a estado Confirmado.
Cancelar: das de baja la reserva. Es irreversible.
Reprogramar: elegís otro día y horario disponible.

Algunos centros exigen una antelación mínima para cancelar/reprogramar. Si el plazo venció, el link mostrará un aviso y deberás llamar o escribir al centro directamente.

Agregar el turno al calendario

El email de confirmación y el recordatorio incluyen links para agregar el turno a Google Calendar o descargar el evento (.ics), compatible con Apple Calendar y Outlook; además el archivo llega adjunto al email. La pantalla de confirmación del turno ofrece los mismos links. Si el turno se reprograma y lo volvés a agregar, el evento se actualiza en lugar de duplicarse. El profesional recibe los mismos links en sus emails de agenda, y un archivo para quitar el evento cuando un turno se cancela.

Reservas desde el buscador general

Si el centro comparte el link del buscador público, el paciente/cliente primero elige la práctica y luego ve las agendas disponibles. El buscador filtra automáticamente por cobertura, centro y horarios libres.

Anunciarte en recepción

Si el centro tiene un kiosk, tocá "Tengo turno hoy", ingresá tu documento o email, seleccioná tu turno y tocá "¡Anunciarme!". Desde ahí también podés obtener un QR para ver el tiempo estimado de espera.

Consultas virtuales

Si el turno es una consulta virtual, el email de confirmación y el recordatorio incluyen el link de la videollamada (Meet, Zoom, Jitsi, etc.) o el instructivo correspondiente (por ejemplo, "te llamamos por WhatsApp en el horario del turno"), en lugar de una dirección física. No hace falta acercarse al centro ni anunciarse en el kiosk: a la hora del turno, simplemente abrí el link o esperá la llamada.

Panel Dashboard

El dashboard es la pantalla principal al iniciar sesión. Muestra un resumen del día y permite acceder rápidamente a las acciones más comunes.

Encabezado y acciones rápidas

Saludo con el nombre del usuario logueado.
Botón "Nuevo turno" o "Agendar turno" según el rol. Lleva al flujo interno de reserva.

Tarjetas del día

Si hay turnos agendados para hoy, el dashboard muestra tres tarjetas:

Turnos Hoy: cantidad total de turnos agendados.
Completados: turnos ya atendidos.
En Espera: personas que se anunciaron y están esperando en sala.

Explorador del día

Debajo de las tarjetas se muestra el explorador con los turnos del día actual. Podés navegar con las flechas a días anteriores o futuros, ir a una fecha específica usando el ícono de calendario, o volver a hoy.

Opciones avanzadas

Hay una sección oculta con estadísticas más detalladas: cancelados, ausentes, en consulta y tiempo promedio de espera. Mostrala haciendo clic en el botón correspondiente.

Barra de consulta (modo médico)

Cuando un turno pasa a estado En consulta, los usuarios con rol agendaOwner ven una barra púrpura con el tiempo transcurrido, la práctica y un acceso directo a la historia clínica del paciente.

Estados de un turno

Cada turno pasa por estados que reflejan dónde está en el flujo de atención. La disponibilidad de acciones depende del rol del usuario logueado.

Estados posibles

Agendado (scheduled): turno reservado, aún no inició el recorrido de recepción.
En cola de recepción (in_reception_queue): el paciente se anunció por el kiosk con la opción "Enviar a recepción" activada; espera que recepción lo valide.
En recepción (at_reception): recepción lo llamó y está atendiendo el ingreso.
En sala de espera (in_waiting_room): listo para ser llamado a consulta/atención.
En consulta (in_call): turno en atención. En modo médico aparece la barra de consulta.
Completado (completed): turno finalizado correctamente.
Cancelado (cancelled): turno dado de baja por el paciente/cliente o por el equipo. Se puede restaurar.
Ausente (absent): paciente/cliente no se presentó.
Restaurado (restored): un turno cancelado que se reactivó.

Permisos según rol

Admin y Secretaría: pueden mover el turno entre casi todos los estados, salvo completado/ausente (estos son finales).
Dueño de agenda: puede cambiar estados según lo que el administrador le haya habilitado (llamar a sala, cancelar, reprogramar).

Transiciones comunes

Agendado → En sala de espera (desde panel o kiosk).
Agendado → En cola de recepción (desde kiosk si la agenda envía a recepción).
En cola de recepción → En recepción → En sala de espera.
En sala de espera → En consulta.
En consulta → Completado.
Cualquier estado activo → Cancelado o Ausente.
Cancelado → Restaurado (vuelve a Agendado).

Explorador de turnos

El explorador semanal muestra los horarios libres y ocupados de la agenda seleccionada. Es la herramienta principal para encontrar lugar y crear turnos internos.

Filtros

Paciente/Cliente: buscador por nombre, apellido o documento. Al seleccionar uno, el explorador se enfoca en sus turnos.
Centro: filtra las agendas disponibles.
Agenda: selecciona el calendario que querés ver. El sistema recuerda tu última selección.

Vista semanal

En desktop se ve como una tabla; en mobile, como lista.
Podés avanzar semanas y volver a la semana actual.
Los slots libres se muestran disponibles; los ocupados muestran datos básicos del turno.
Haciendo clic en un slot libre podés crear un turno directamente.

Crear un turno interno

El flujo interno permite reservar sin las restricciones de anticipación de la página pública. Pasos:

En el explorador, hacé clic en un slot libre o usá el botón "Nuevo turno".
Elegí la práctica o servicio.
Seleccioná centro y cobertura/plan si aplica.
Elegí la agenda y el día/horario libre.
Seleccioná un paciente/cliente existente o creá uno nuevo.
Confirmá. Si está activado, se envía el email de confirmación.

Pacientes → Historia Clínica

En Pacientes / Clientes ves el listado completo de personas registradas en el sistema.

Listado y búsqueda

Buscá por nombre, apellido, documento o email.
Cada ficha muestra foto de perfil (o inicial), datos básicos y cobertura (modo médico).
Desde cada fila podés:
- Ver turnos del paciente/cliente.
- Reservar un turno directamente para esa persona.
- Editar o eliminar la ficha.
- Acceder a la historia clínica (solo modo médico y con permisos).

Ficha del paciente/cliente

La ficha guarda:

Nombre, apellido, documento, email y teléfono.
Fecha de nacimiento (sirve para calcular edad y futuros avisos).
Foto de perfil.
Cobertura y plan (modo médico).

Mantené los teléfonos y emails actualizados, especialmente si enviás recordatorios por WhatsApp o email.

Historia clínica básica

Disponible solo en modo Medicina y Salud y para usuarios con acceso no excluido a la historia clínica. Desde un turno en estado En consulta o desde el listado, podés abrir la historia clínica del paciente.

Antecedentes personales: hipertensión, diabetes, enfermedades cardiovasculares, tabaquismo, enfermedades respiratorias, alergias, medicación crónica.
Fecha de nacimiento: permite calcular la edad del paciente.
Notas de evolución: cada nota queda registrada con fecha, hora y profesional que la escribió.
Anulación de notas: las notas se pueden anular, quedando registro de quién lo hizo y cuándo.

La barra superior de consulta muestra el tiempo transcurrido y un acceso rápido a la historia clínica del paciente actual.

CRM básico

Turnos.Tech incluye funciones básicas de relación con pacientes/clientes para reducir la rotura de contacto y mejorar la atención.

Notas por persona

En la ficha del paciente/cliente se guarda información de contacto, cobertura y observaciones relevantes. Aunque no hay un módulo de "notas libres" separado, el sistema usa estos datos en el panel, en los emails y en el llamador.

Fecha de nacimiento

La fecha de nacimiento se almacena en la ficha y se usa para calcular la edad en la historia clínica. Actualmente no hay avisos automáticos de cumpleaños configurados desde fábrica; la funcionalidad está prevista.

Recordatorio de prácticas

Desde Recordatorio de prácticas el sistema arma una lista de pacientes que superaron el intervalo recomendado para una práctica. Podés enviarles un mensaje por WhatsApp o descartarlos si ya los contactaste. Más detalle en Recordatorios.

Recordatorios

Los recordatorios ayudan a reducir ausencias y mejorar la comunicación con pacientes/clientes.

De turnos

El sistema puede enviar recordatorios automáticos:

Email aproximadamente 48 horas antes: se envía solo a turnos que no fueron confirmados aún.
Email aproximadamente 24 horas antes: se envía a todos los turnos del día siguiente.
WhatsApp Cloud API: si tu instancia tiene habilitado un número de WhatsApp Business y créditos disponibles, envía un mensaje aproximadamente 20 horas antes. Consume créditos por mensaje.

Activá cada canal desde Configuración > Acciones de usuario. El sistema evita enviar duplicados: una vez enviado un recordatorio, guarda la marca correspondiente.

WhatsApp Helper

Es el envío manual desde el panel. Aparece un botón verde en cada turno; al hacer clic abre WhatsApp Web con un mensaje predefinido. Requiere que:

La opción esté habilitada en Configuración.
El paciente/cliente tenga teléfono cargado.
Falte más de una hora para el turno.

La plantilla del mensaje se personaliza con comodines (nombre, día, hora, práctica, links, etc.).

De prácticas (recall)

En cada práctica podés configurar un intervalo de seguimiento (por ejemplo, 180 días para un control). El sistema arma una lista de pacientes cuyo último turno de esa práctica superó ese intervalo.

Desde Recordatorio de prácticas ves la lista de candidatos.
El sistema muestra cuántos tienen teléfono, cuántos mensajes ya se enviaron y cuántos reservaron después de un recordatorio (conversiones en 30 días).
Podés enviarles un mensaje por WhatsApp o descartarlos si ya los contactaste.
La relación con la práctica se define en Configuración > Prácticas, campo intervalo de seguimiento.

Estadísticas

Las estadísticas permiten filtrar por centro y rango de fechas para entender la operación.

Filtros

Período: hoy, ayer, esta semana, semana pasada, este mes, mes pasado o rango personalizado.
Sucursal / Centro: analizá una ubicación o todas.

Métricas principales

Turnos totales, completados, cancelados y ausentes.
Tiempos de espera: promedio, máximo y mínimo en sala.
Prácticas más solicitadas.
Distribución por agenda/profesional.
Nuevos usuarios y total de usuarios en el período.

Cómo usarlas

Si hay muchos ausentes, reforzá los recordatorios.
Si un profesional tiene tiempos de espera altos, ajustá su franja horaria o duración de turnos.
Si una práctica concentra la mayoría de los turnos, considerá agregar más disponibilidad.

Kiosk, fila virtual y llamador

Estas herramientas mejoran la experiencia en el lugar de atención y reducen la carga de recepción.

Kiosk de check-in

Es una pantalla pública (idealmente en una tablet en recepción) para que el paciente/cliente se anuncie solo. La interfaz es simple y de letras grandes:

Pantalla de inicio con dos opciones: "Tengo turno hoy" y "Solicitar un turno".
Si elige "Tengo turno hoy", ingresa su documento (DNI) o email.
El sistema busca los turnos del día y los muestra.
Selecciona el turno y toca "¡Anunciarme!".
Aparece una confirmación con un código QR para la fila virtual (si está habilitado).

Comportamiento del kiosk

Después de 35 segundos sin interacción, muestra una advertencia y vuelve a la pantalla inicial.
Si elige "Solicitar un turno", abre el buscador público de agendas dentro de un iframe para que reserve sin salir del kiosk.
Usá el mismo tema configurado para la página pública.

Fila virtual

Al anunciarse, el sistema puede ofrecer un QR o link para que la persona espere fuera de la sala. Desde su celular ve cuántas personas faltan y el tiempo estimado de espera.

La fila virtual se activa si el centro la tiene habilitada. No requiere app: solo un navegador web.

Llamador (Caller)

Es una pantalla de sala de espera que muestra quién es el siguiente en ser atendido y en qué consultorio/sala. Se actualiza automáticamente cuando un turno pasa a estado En consulta.

Configuración del llamador

Centro: cada centro tiene su propia pantalla de llamador.
Sonido: elegí entre campana, beep, ding-dong, triada, arpegio, gong, pager o ping. También podés silenciarlo.
Volumen: control independiente para el sonido de llamada.
Video de fondo: podés reproducir un video o playlist de YouTube mientras no se llama a nadie. El video se silencia cuando suena el llamado.
Audio del video: se puede activar/desactivar según el navegador y el consentimiento del usuario.

Flujo típico en recepción

El paciente/cliente llega y se anuncia en el kiosk o en recepción.
El turno pasa a En sala de espera o a En recepción según la configuración de la agenda.
El profesional o secretaría lo llama a consulta desde el panel.
El llamador en sala muestra el nombre y el consultorio/sala.
El paciente entra y el profesional pasa el turno a En consulta.

Recomendaciones de uso

Colocá el kiosk en modo landscape/pantalla completa y deshabilitá el reposo de la tablet.
Probá el sonido del llamador antes de la hora pico.
Si usás video de YouTube, verificá que la URL sea pública y que la reproducción automática funcione en el navegador de destino.
Para que la fila virtual funcione, el paciente debe anunciarse primero desde el kiosk o desde el panel.

Flujo típico del día

Abrir el dashboard y revisar los turnos de hoy.
Verificar que los recordatorios automáticos se hayan enviado.
Preparar el kiosk y el llamador.
A medida que llegan pacientes/clientes, anunciarlos o confirmar que se anunciaron solos.
Llamar a consulta/atención y pasar el turno a En consulta.
Al finalizar, marcar el turno como Completado.
Revisar recordatorios de prácticas y enviar invitaciones a pacientes que corresponden.
Al cierre, revisar estadísticas brevemente.